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4. Das Verfahrensverzeichnis

Das Verfahrensverzeichnis. Was ist das überhaupt, fragt sich so mancher. Grob gesagt, handelt es sich dabei um eine schriftliche Dokumentation aller Tätigkeiten im Unternehmen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Hört sich erst mal nicht so schlimm an, ist es eigentlich auch beim zweiten Hinsehen nicht. Das ganze ist geregelt in Artikel 30 der Datenschutzgrundverordnung, dort heißt es:

"Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen."

Das heißt, jede einzelne Tätigkeit bzw. jedes Verfahren (z.B. "Angebote schreiben") muss in einer Liste oder Software erfasst werden und mit den dazugehörigen Infos versehen werden. Dieses Verzeichnis ist auf Verlangen der zuständigen Aufsichtsbehörde vorzulegen.

Notwendige Angaben sind z.B.

• Kontaktdaten des Verantwortlichen
• Der Zweck der Verarbeitung
• Kategorien der betroffenen Personen und Daten
• Kategorien von Empfängern
• usw. usw. usw.

Im Grunde heißt das, man muss sich einmal hinsetzen und quasi alles aufschreiben, was man den lieben langen Tag eigentlich so macht. Das wird (vor allem in größeren Firmen) etwas dauern, vor allem, wenn noch kein Verfahrensverzeichnis geführt wurde. Denn eigentlich musste so ein Verzeichnis bereits mit dem Bundesdatenschutzgesetzt geführt werden, da hat es auf gut Deutsch nur keinen interessiert.

Aber, um zum Punkt zu kommen: Wie man so ein Verzeichnis relativ schnell und einfach erstellt, welche Angaben nötig sind etc. seht ihr hier in meinem nächsten Video zur Datenschutzgrundverordnung auf Youtube, viel Spaß.